Firma Digitale e Firma Digitale Remota: quale fa al caso tuo?
La firma digitale e la firma digitale remota sono due tipi di firme elettroniche con funzioni simili ma diverse modalità di utilizzo.
1. Firma digitale:
- Cosa è: Una firma elettronica avanzata basata su un sistema di crittografia asimmetrica che garantisce l’autenticità, l’integrità e la non ripudiabilità di un documento.
- Strumento utilizzato: La firma digitale viene creata tramite un dispositivo fisico, come una smart card o un token USB, che contiene un certificato digitale. L’utente deve possedere fisicamente questo dispositivo per poter firmare un documento.
- Autenticazione: L’utente inserisce il dispositivo e, tramite un codice PIN, autorizza la firma del documento.
- Utilizzo: Era (ed è ancora) usata da professionisti, aziende e pubbliche amministrazioni per garantire validità legale ai documenti elettronici.
2. Firma digitale remota:
- Cosa è: Simile alla firma digitale tradizionale, ma non richiede un dispositivo fisico per la firma.
- Strumento utilizzato: La firma digitale remota utilizza un sistema cloud, in cui il certificato digitale è conservato in modo sicuro su un server remoto. L’utente può firmare da qualsiasi dispositivo connesso a internet (PC, smartphone o tablet).
- Autenticazione: L’utente si autentica attraverso metodi sicuri, come l’SMS OTP (One Time Password) o altri strumenti di autenticazione a più fattori (MFA).
- Utilizzo: Viene spesso utilizzata in contesti in cui è necessaria una maggiore flessibilità, come la possibilità di firmare documenti da remoto, senza dover accedere a un dispositivo fisico specifico.
Differenze principali:
Autenticazione: La firma digitale remota sfrutta moderne tecnologie di autenticazione, come l’OTP o l’autenticazione a due fattori, mentre la firma tradizionale usa un PIN legato al dispositivo fisico.
Dispositivo fisico: La firma digitale tradizionale richiede un dispositivo (smart card, token), mentre la firma digitale remota si basa su un sistema cloud senza bisogno di dispositivi fisici.
Mobilità: La firma digitale remota offre maggiore flessibilità, consentendo di firmare da qualsiasi luogo, mentre la firma digitale tradizionale richiede l’accesso al dispositivo fisico.
Un’azienda può utilizzare la firma digitale remota?
Sì, un’azienda può utilizzare la firma digitale remota e non è riservata esclusivamente ai privati. In effetti, molte aziende scelgono di adottare la firma digitale remota per i vantaggi operativi che offre, soprattutto per la gestione di documenti in mobilità e per semplificare i processi aziendali.
Perché le aziende utilizzano la firma digitale remota:
- Flessibilità: I dipendenti e i dirigenti possono firmare documenti importanti senza dover essere fisicamente in ufficio o avere un dispositivo specifico con sé (come una smart card o un token).
- Riduzione dei costi: Non è necessario fornire hardware (smart card, token) a ciascun dipendente, riducendo i costi di gestione e di manutenzione.
- Migliore sicurezza: L’utilizzo di tecnologie di autenticazione a più fattori (come OTP, SMS, app di autenticazione) garantisce un alto livello di sicurezza senza dover gestire dispositivi fisici che possono essere persi o rubati.
- Semplificazione dei processi: Può facilitare la gestione di operazioni complesse come la firma di contratti, fatture elettroniche o documenti interni, velocizzando i tempi di approvazione e riducendo la necessità di spostamenti fisici.
- Conformità normativa: La firma digitale remota rispetta i requisiti legali e normativi, come quelli previsti dal Regolamento eIDAS nell’Unione Europea, che regolamenta l’uso delle firme elettroniche con lo stesso valore legale delle firme fisiche.
Utilizzo in azienda:
- Amministratori e dirigenti possono usare la firma digitale remota per approvare documenti importanti, come contratti o accordi commerciali, anche a distanza.
- Dipendenti che hanno bisogno di firmare documenti interni o esterni, come rapporti, contratti di lavoro, ordini o documenti contabili.
- Professionisti che lavorano in ambiti regolamentati (es. legale, bancario, assicurativo) possono trarre vantaggio dall’uso della firma digitale remota per garantire la validità legale dei documenti.
Pertanto, la firma digitale remota è uno strumento molto utile per le aziende di ogni dimensione, soprattutto in un contesto in cui la digitalizzazione e il lavoro da remoto stanno diventando sempre più diffusi.
